И так клиент №1: профессиональная строительная компания, осуществляющая полный цикл услуг по проектированию, строительству и инженерному оснащению объектов коммерческой недвижимости в сфере Fit Out. Название афишировать не буду. Масштаб бизнеса – крупный.

Задача состояла связать бюджет проектов с графиком производства работ. Сделать ГДРС. Сделать механизм пакетной выдачи наряд заданий исходя объемов по проекту и сроков его реализации. Если проще нужно сделать стройку более прозрачней. Оцифровать проект и пользоваться показателями для его управления.

Что было сделано:

1.     Написан бизнес-процесс в котором мы определились с взаимодействием команды с графиком производства работ, наряд заданием. Обучили исполнителей по внесению факта в обменную форму и передачу на проверку отделу ПТО.

2.     Разработано встроенное приложение для MS project которое позволяло выдавать НЗ, ГДРС, а так-же обновлять исполнение ГПР и было построено под задачи существующего бизнес процесса.

3.     Переработали графики, определились с детализацией структуры ГПР (Детализация ГПР теперь не конфликтует с детализацией бюджета). Сделали классификатор из типовых задач в ГПР.

4.     Разработано форма Наряд Задания с пакетной выдачей плана на период. Позволяет выдавать корректный план при изменяющихся условиях / пересортах и т.д. Решены многие проблемы и подводные камни, поэтому система устойчива:

a.     При изменения проекта и сметных объемов

b.     При изменении распределения объемов работ подрядчика и своих сил

c.     При изменение сроков

d.     При изменении остатков объемов учитывая что выполненный и проверенный ПТО объем постоянно меняется.

e.     При добавлении новых позиций в бюджет или ГПР.

5.     Разработаны отчеты в Power Bi c показателями по проекту.

6.     Разработан отчет по фактическому выполнению и отклонению от экспертной оценки. (Кстати на перед скажу, очень полезный инструмент для подсвечивания проблем)

В чем главная польза от нашей работы и что в итоге получили?

Мы сделали систему прозрачной. У линии появился план в объемах, сроках, деньгах. Он не идеальный, команде есть что делать, т.к. корректность плана зависит в том числе от фактических данных по выполнению от исполнителей и проверенных ПТО, которые не всегда идеальные. Но проблемы наглядно видны, и идет постепенное выправление ситуации.

Основные проблемы с которыми столкнулись:

1.     Проблема лага бизнес процесса и технологических разрывов.

Выдача плана из ГПР (наряд задания) зависит от подтвержденного факта отделом ПТО.

                  Решение:

Сделан отчет по разнице между экспертной оценкой и фактом подтвержденным ПТО наглядно показывает что сделали (физически) но не закрыли (подтвердили). Подтвержденный факт всегда будет отставать от экспертной оценки (минимум на неделю), потому что сам бизнес процесс иначе построить невозможно. На проверку выполненных объемов необходимо время и люди + могут быть технологические разрывы задачи. А если проблему победить нельзя ей нужно хотя бы управлять и минимизировать отклонения.

2.     Проблема разницы в объемах номенклатуры расценок в бюджете и позиций из графика.

Что бы эффективно управлять графиком, график должен быть не больше 1000 – 1500 строк (задач). Это максимум. Иначе процесс планирования становиться не управляемым. Особенно если многие работы стартуют параллельно как в Fit Out. Но номенклатура расценок по работам может быть 10 тыс, 50 тыс. или более. Естественно управлять графиком в котором 50 тыс. строк – невозможно. Так же невозможно вести качественную аналитику привязав «условные» объемы на задачи из ГПР.

Решение:

Сделан классификатор задач и расценок с привязкой по ID. Каждой задаче соответствует n-ое кол-во расценок. Разработано встроенное приложение для ms project которые работает с этими массивами данных. Рассчитывает план на выбранный период, выгружает отчеты, наряд задание, загружает выполнение.

3.     Нет показателей по проекту с привязкой к ГПР.

Не было понятия сколько человек необходимо учитывая объемы которые необходимо доделать в те сроки которые остались.

Решение:

Был сделан ГДРС (целевой план в деньгах). Они динамический. Изменяется постоянно исходя из оставшегося времени и объема. Обновляется раз в неделю / месяц.

4.     Исполнители живут по своему плану, а не по ГПР проекта.

Безусловно исполнители на местах лучше знают, что им и когда делать, но! Есть временные рамки, поставленные заказчиком. Есть ограничения в ресурсах которыми обладает компания для выполнения проекта. Поэтому необходимо было как минимум подсказать, где и какой объем необходимо выполнить что бы уложиться в сроки и деньги.

Решение:

Было создано наряд задание / план на период. В данной таблице мы подсказываем исполнителям что нам необходимо сделать и сколько в столбце ГПР ПЛАН. Исполнители в этой же таблице вносят свой факт. ПТО – подтверждает. Планировщик использует эти данные для выдачи нового плана на неделю / месяц.